Hvorfor bruke tre måneder på noe du kan få gjort på fem dager? Mange virksomheter befinner seg i komplekse omgivelser, hvor det ofte oppstår utfordringer, problemer eller nye muligheter det må finnes en løsning på. Ofte blir denne prosessen svært langvarig, noe som i bunn og grunn er ganske meningsløst og unødvendig. I dette innlegget skal jeg presentere prosessmodellen Design Sprint, utviklet av Google Ventures, og benyttet av mange av de der ute som arbeider smart.
Design Sprint – Hva og hvorfor?
Design Sprint er enkelt forklart en modell man kan følge for å jobbe mye raskere enn man mest sannsynlig vil gjøre uten denne. Det er i hovedsak utviklet som en modell for innovatører og utviklere, som et verktøy for å komme raskere frem til utviklingen av prototyper.
Design Sprint modellen tar for seg rommet mellom design og læring – fra å validere ideer til å teste ut som en idé er verdt å utvikle videre. Helt konkret går man fra idé til prototype på 5 dager:
Hva er ideen bak Design Sprint modellen?
Tanken bak denne modellen er at man skal jobbe intensivt og dedikert over en kort tidsperiode (5 dager), etter en forhåndsbestemt struktur som bildet over illustrerer. Illustrasjonen viser oppgavefordelingen de ulike dagene gjennom uken, på mest produktive måte.
*Mandag: Denne dagen disponeres til å virkelig sette seg inn i utfordringen man står overfor. Hva skal man faktisk finne en løsning på? Et vanlig problem for mange virksomheter er at de gaper over for mye. Bruk denne dagen til å tydelig avgrense problemet man skal løse, og lage et kart/tankekart over veien fra utfordring til løsning.
Forstå problemet:
*Problem -> Mange ulike faktorer som må kartlegges og knyttes sammen -> Løsning*
*Tirsdag: Dette er en dag for å være kreativ. Disponer hele denne dagen til idémyldring og kreativ tenkning. Det viktigste denne dagen er at alle foreslår ulike løsninger, og lager eksakte tegninger etc. som illustrerer løsningene. Ofte er det de som er mest stille som har de bedre løsningene på problemer, mens de som roper høyest ikke alltid har de beste ideene. Man ønsker ikke å havne i den situasjonen at man velger en helt grei løsning fordi det var denne som ble hørt. Derfor er rådet at alle er nødt til å skrive ned eller tegne ideen sin, og at de presenteres samlet på lik linje med hverandre. Man trenger ikke være noe kunstner for å mestre dette, her ser du en idépresentasjon av en mobilapp i denne fasen av «Design Sprint-uken»:
*Onsdag: Denne dagen skal man bestemme seg for en løsning man skal gå for. Dette kan høres ut som en enkel oppgave, men denne dagen er ofte den som er lengst og mest utfordrende. Det å komme opp med ideer en én ting – det å skulle forkaste ideer og sitte igjen med én idé, er noe ganske annet. Mange vil nok ønske å forsvare sine ideer til løsninger, og kanskje kommer man på en enda bedre idé dersom man plukker noe fra en idé og fjerner noe fra en annen. På en dag som dette er det viktig at alle er tilstedeværende og engasjerte.
*Torsdag: Prosessen ved å utforme en prototype kommer mye an på hva slags produkt eller tjeneste man har med å gjøre. Det viktigste er at man skal belage seg på å gjennomføre dette i løpet av én dag. Ofte er det apper som skal utvikles, og da finnes det mange ulike måter å lage prototyper på. For eksempel kan man lage klikkbare prototyper av apper i verktøyet Keynote, som de fleste Mac-maskiner kommer utstyrt med. Det behøver ikke være vanskelig. Noe man derimot virkelig bør tenke på denne dagen, er at prototypen skal testes av reelle potensielle brukere dagen etter.
*Fredag: Siste dag! Prosessen avsluttes med at prototypen testes på testpersoner som er fysisk tilstede. Målet er at utenforstående potensielle brukere skal ytre sin objektive vurdering av brukervennlighet og nytte. For å få mest mulig informasjon ut av denne aktiviteten, kan det anbefales at de ulike gruppemedlemmene innhenter ulike typer informasjon. En kan for eksempel ha ansvar for utspørring av testpersonen underveis eller etter testingen, mens en annen oppgave kan være å følge med på hvordan personen angriper og bruker prototypen/løsningen. Det å faktisk være vitne til hvordan en person bruker produktet eller tjenesten din kan gi deg svært verdifull informasjon for videre forbedringer.
Hvorfor Design Sprint?
– Lang responstid og uengasjerte gruppemedlemmer
I arbeidslivet og den virkelige verden blir ofte prosessen mot å finne løsninger kronglete. Man starter gjerne med en idé, som man leverer inn til vurdering, før man så får tilbakemelding – noe som kan ta lang tid dersom ikke alle vier like stor oppmerksomhet til oppgaven. Man har med mennesker å gjøre, og mennesker har den tendensen at de prioriterer å rette fokus og engasjement mot det de har en egeninteresse av, som for eksempel følelse av eierskap til oppgaven. Det kan fort oppleves frustrerende og demotiverende å skulle arbeide mot å løse et problem om man føler man er den eneste engasjerte.
Så hva skal man gjøre?
Å løse problemer med nye kreative løsninger krever menneskelige ressurser. I massevis. I tillegg kreves det at den gruppen mennesker som er satt på oppgaven innehar de riktige egenskapene og evner god koordinering innad i gruppen. Derfor er man nødt til å gjøre en god jobb når man setter sammen dette teamet.
«Prosjekter som strander gjør ofte det grunnet mangel på eierskapsfølelse til prosjektet»
Det må aldri undervurderes hvor viktig det er for resultatet at de som utfører jobben føler eierskap til det de gjør. Det bør stå som en gylden regel hos alle ledere som ønsker å løse utfordringer på en effektiv og god måte. Mennesker er forskjellige fra hverandre også, selv om vi på mange områder er forutsigbare. Det er viktig å være bevisst på at man både vil oppleve medarbeidere som aktivt tar del i prosjektet, og dermed får en eierskapsfølelse, og medarbeidere som ikke er like frempå, og som kanskje trenger å bli motivert utenfra. Uansett hvordan gruppemedlemmene bygger opp eierskapsfølelse til prosjektet, er det viktigste at de sitter med denne følelsen når «Design Sprint-uken» begynner.
Design Sprint fungerer! – En kort suksesshistorie
«Dette har vi snakket om i 3 år – og nå har vi løst utfordringen i løpet av 5 dager!»
– En suksesshistorie for Evo, sitat av Hanne Birgitte Arntsen
Vi hadde gjesteforedrag av Hanne Birgitte Arntsen, som fortalte om suksessen treningssenteret Evo erfarte ved bruk av Design Sprint. Sitatet overfor oppsummerer kort, men sterkt og tydelig, hvordan Design Sprint modellen fungerte for dem.
Kort fortalt var utfordringen til Evo at de er et ubemannet treningssenter, som slet med å finne gode løsninger på medlemmenes tilgang til senteret, samt at det var vanskelig å få tak i nye medlemmer. De benyttet modellen til å skissere et kart med medlemmenes kundereise fra start til slutt, etter at de hadde definert problemene, og kom på denne måten frem til hva konkret de måtte finne en løsning for. Dette problemet ble løst av en gruppe på 8 personer, som alle satt på ulike kompetanseområder, og som viet sin fulle oppmerksomhet til prosjektet i 5 dager.
De klarte å innhente mer informasjon og oversikt over situasjonen til Evo, enn ledelsen i Evo hadde klart å gjøre på egenhånd over 3 år – og de utviklet en løsning på problemet i samme slengen. Løsningen i dette tilfellet var en app som skulle gjøre inngangen til senteret enklere for kunden, i tillegg til forenklet booking av personlig trener, som de fant ut at var svært ettertraktet blant medlemmene.
For Evo sin del kan man oppsummere Design Sprinten på denne måten:
- Kostnadseffektiv prosess
- Tidsbesparende(!)
- Ga følelse av eierskap, og dermed dedikasjon/motivasjon
- Førte til idévalidering
- Sørget for faktisk gjennomføring
Bacheloroppgave på 5 dager
Man kan begynne å leke med tankene rundt denne modellen, om hvor mange bruksområder den kan ha. Modellen er blitt suksessfullt benyttet innenfor alt fra kreftforskning til nettløsninger og utvikling av roboter.
Når det bevises at store bedriftsmessige problemer kan løses på 5 dager – hvorfor skal ikke dette være mulig for en bachelorgruppe?
Et viktig sitat å huske på og ta med seg inn i store og utfordrende prosjekter er følgende:
«Done is better than perfect!»
Det finnes så mange perfeksjonister der ute (jeg er en av dem selv), som sjeldent blir helt fornøyd med eget arbeid, og som alltid tenker at det kan gjøres litt bedre bare jeg jobber én time til.. og én time til.. og én time til…. Du skjønner hvor jeg vil.
Som oftest bør man høre på den første magefølelsen som dukker opp, også når det kommer til viktige avgjørelser som en bacheloroppgave.
Jeg vil påstå man kan bruke Design Sprint som en modell for hvordan man går løs på en bacheloroppgave, selv om jeg ikke har skrevet bachelor enda selv. Det synes logisk at man avgrenser en problemstilling man skal finne en løsning til, før man kartlegger hele det store bildet rundt temaet, før man finner ut konkret hva slags løsning man skal finne. I den rekkefølgen.
Om ikke dette er på plass før man begynner med idémyldringen, vil jeg se for meg at strukturen lett forsvinner og det blir mye rot og lite forankring i selve problemet.
Her er et eksempel på «Bachelor Design Sprint (første dag)«:
Stor takk til Simen Ellevset for illustrasjon. (www.simenellevset.no)
Jeg håper dette innlegget har gitt deg en god innføring i Design Sprint modellen, og at du sitter igjen med motivasjon til å jobbe kreativt og effektivt i fremtiden!
Jo! Du har faktisk tid til å skrive deg til toppkarakteren.
Du må bare følge riktig struktur, og
«Implementere som et helvete»- sitat Karl Philip Lund
NB!
Jeg anbefaler ikke å skrive bacheloroppgaven siste uke før innlevering.
Det gjøres isåfall på eget ansvar.
*Dersom noen derimot skulle lykkes med dette vil jeg gjerne høre deres erfaring..!
/ Annsofi Klevfoss
Kilder:
All faglig innsikt benyttet i dette innlegget er hentet fra Hanne Birgitte Arntsens foredrag ved Høyskolen Kristiania .
Øvrige refleksjoner er mine egne.
